Wir leben im Goldenen Zeitalter des Zeitmanagements. Noch nie gab es so viele Möglichkeiten der Organisation. Wir haben Zugriff auf eine schier unüberschaubare Anzahl unterschiedlicher Aufgabenlisten, entsprechender Software und noch mehr Literatur über das Thema Zeitmanagement.
Das Gefühl bleibt jedoch, dass sich beim Thema Zeitmanagement in den letzten Jahren nicht so viel verändert hat. Die Menschen leiden unter noch mehr Druck. Immer wieder werden neue Systeme entwickelt, wie man die Zeit besser managen kann.
Doch lässt sich Zeit managen? Zeit vergeht und Zeit fließt – unabhängig davon, was wir tun oder nicht. Wir können die laufende Zeit nicht anhalten. Zeit lässt sich nicht managen. Was sich dagegen managen lässt, ist unser Umgang mit unserer Zeit. Im Mittelpunkt dessen steht der Umgang mit unseren Aufgaben und Prioritäten.
Eine neue Sicht auf das Thema Umgang mit der eigenen Zeit ist der Fokus auf den R.O.T.I. – Return on Time Investment
Das bedeutet im Kern, dass ich darauf schaue, wie ich die Aufgaben heute identifiziere, die mir morgen viel Zeit einsparen. Wenn ich heute mit einem Investment von 2 Stunden eine Aufgabe lösen kann, die mir jeden Monat 30 Minuten spart habe ich nach vier Monaten schon den Beginn eines positiven Return on Time Investment.
Um sich einen Return on Time Investment Gewinn zu sichern, gilt es die folgenden Schritte durchzugehen.
1. Aufgaben Eliminieren.
Erster und wichtigster Schritt ist es alle unnötigen Aufgaben zu eliminieren. Das schafft den größten Zeitgewinn. Wenn ich Dinge nicht mehr tun muss oder über sie nachdenken muss, werde ich den größten Zeitgewinn erzielen.
Ein Beispiel sind die beliebten Meetings. Zusammentreffen ohne konkrete Ergebnisse lassen sich immer eliminieren.
2. Aufgaben automatisieren.
Der zweite Schritt ist die Automatisierung von Aufgaben, die nicht eliminiert werden können. Ich untersuche meine regelmäßigen Aufgaben, ob ich diese automatisieren kann.
Ein Punkt ist zum Beispiel die Umstellung von Überweisungen auf Lastschriften. Damit kann ich mir oft eine ganze Menge an Zeit sparen, da ich nicht mehr manuell Überweisung ausführen muss.
In vielen Fällen kann man Aufgaben auch sehr gut durch Software automatisieren. Das kann zum Beispiel sein, wenn ich Mahnungen und Zahlungsverbuchung mit einem entsprechenden Rechnungsprogramm automatisiere.
3. Aufgaben delegieren.
Wenn ich keine Chance habe die Aufgaben zu eliminieren oder zu automatisieren ist der dritte Punkt mir Gedanken zu machen, ob ich die Tätigkeiten delegieren kann. Delegieren ist hier bewusst als dritter Punkt gedacht. Zu oft und zu schnell werden manche Aufgaben delegiert. Deshalb ist es immer gut bei Aufgaben als Erstes nachzuprüfen, ob sie eliminiert oder automatisiert werden können. Soweit ich den Entschluss getroffen habe, dass ich eine Aufgabe entsprechend delegiere, bedeutet es jedoch, dass ich die Aufgabe vollständig delegiere. In dem Fall der Delegation, darf ich als Delegierender nicht mehr in den Prozess der Abarbeitung eingebunden sein. Sobald ich in den Prozess eingebunden bin, habe ich die Aufgabe nicht sauber bis zum Ende durch delegiert. Beim Delegieren ist es wichtig, Vertrauen einzuräumen. Soweit ich mich zu sehr aus Misstrauen in den Prozess einbinde, funktioniert die Delegation nicht optimal.
Mehr Freiheit – weniger Aufgaben – mehr Effektivität
Das waren unsere Gedanken zum Thema wie man mit Aufgaben umgehen kann, die man zu bearbeiten hat. Was sind eure Ideen und Erfahrungen im Umgang mit euren Aufgaben? Wir freuen uns auf eure Kommentare.
Weiteres zu diesem Thema:
Niels Przybilla
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